Binnen deze context werd Charlène aangesteld als programmasecretaris, waarin ze binnen het programma de backbone werd voor de bedrijfsvoering. Ze zette daarbij sterk in op een toekomstgerichte aanpak: van acute noodopvang naar duurzame integratie binnen de huidige organisatie.

Opdracht en werkzaamheden
Als programmasecretaris richtte Charlène zich op het versterken van de bedrijfsvoering binnen het programma. Ze had de taak om overzicht te brengen in een dynamisch speelveld. Daarbij kreeg zij de ruimte om haar rol grotendeels zelf vorm te geven, op basis van haar interesses en de behoeften van het programma.

Het bewaken van de financiële structuur was een belangrijk onderdeel van haar werk. Ze zette stappen om de financiële processen te verbeteren.  Ze werkte intensief samen met de financieel adviseur en bouwde een sturingsinstrument. Hierdoor maakte Charlène het mogelijk om de voortgang van het programma beter te monitoren, onderbouwd met een gedegen planning en controle. Ook werkte Charlène samen met de afdeling Financiën aan het opstellen van een programmabegroting. Daarnaast verzorgde zij vergoedingsaanvragen en verdiepte zich grondig in de bijbehorende voorwaarden en onderbouwingen.

Charlène droeg ook bij aan nieuwe ontwikkelingen die de gemeente Maashorst in de toekomst wil realiseren. Zo leidde zij het proces rondom het opstellen van een businesscase, waarbij kostenneutraliteit het uitgangspunt was. In dit proces werkte zij nauw samen met collega’s uit verschillende domeinen om tot een realistisch beeld te komen waarop beleidskeuzes konden worden gebaseerd. Voor dezelfde ontwikkeling begeleidde Charlène ook crash course sessies, waarin opvanglocaties zijn vastgesteld door een multidisciplinair team.

Verder ontwikkelde Charlène de basis voor een programmaplan, waarin doelen, inspanningen, stakeholders en risico’s helder in kaart werden gebracht. Hiermee als doel om uiteindelijk een fundament te bouwen waarmee het programma in lijn kon worden gebracht met de bredere organisatie. Charlène fungeerde ook als aanspreekpunt voor uiteenlopende ad-hoc vraagstukken: van beleidsinhoudelijke afwegingen tot operationele knelpunten. Hierin leerde zij flexibel schakelen, zonder het bredere doel uit het oog te verliezen. Haar aanpak gaf het programmateam houvast en stelde hen in staat slagvaardiger te werken.

Maatschappelijke impact
Charlène leverde binnen de gemeente Maashorst een fundamentele bijdrage aan de verbetering van het programmateam door structuur aan te brengen. Hierdoor kan het team effectiever reageren op ad-hoc kwesties en is het beter op de hoogte van wat er moet gebeuren. De ambtelijke organisatie heeft hierdoor meer grip en vertrouwen gekregen, terwijl de financiële kolom meer houvast en inzicht biedt. Zo kunnen risico’s tijdig worden gesignaleerd en is er een stevige basis gelegd voor een stabiel en toekomstbestendig migratiebeleid.